Оренда конференц-залу
На сьогоднішній день вибір конференц-залів досить великий. Практично кожен готель в Україні має свій конференц-зал. Добре навчений персонал допоможе спланувати та провести будь-яку ділову зустріч. Як обрати конференц-зал, що відповідатиме саме вашому заходу з великої кількості пропозицій? Адже насправді вибір та оренда конференц-залу - досить копітка та непроста справа.
Конференц-зал має відповідати низці вимог. По-перше, це зручне місцерозташування приміщення, в якому буде проходити ділова зустріч. Оренда конференц-залу у зручному районі з гарною транспортною розв'язкою дозволить всім запрошеним учасникам без особливих труднощів та, головне, вчасно дістатися до місця проведення заходу. По-друге, конференц-зал повинен відповідати тематиці заходу, бути достатньо містким і мати сучасне технічне оснащення. При оренді конференц-залу варто враховувати масштабність заходу, розміри приміщення, наявність технічної бази (гарного освітлення, проектора, екрана, фліпчарта, звукопідсилювального обладнання, високошвидкісного Wi-Fi, систем вентиляції, кондиціонування та опалення), умов розміщення учасників (наявності зручних та належним чином розташованих меблів), а також презентабельний вигляд самого залу. Залежно від типу заходу та кількості учасників конференц-зал може бути декількох конфігурацій. При проведенні конференції, презентації, міжнародного форуму, де передбачається виступ перед великою аудиторією, класичне розташування меблів - у вигляді театру або класу. Для інших заходів з меншою кількістю учасників конференц-зал також може облаштовуватися в формі круглого столу, у формі літер «П», «Ш», «Т» або іншим чином.
Проведення конференції чи семінару в сучасному, просторому та технічно обладнаному з цією метою приміщенні - запорука не тільки продуктивної роботи, а ще й імідж компанії. Старий актовий зал як місце для серйозної наради або презентації перед інвесторами нового продукту буде не найкращим варіантом для солідної фірми.
Проведення конференцій, тренінгів, семінарів також не обходиться без перерв на каву-брейк або бізнес-ланчів, а нерідко й фуршету по завершенню ділового заходу. Кава-брейк на конференціях, переговорах, наукових дискусіях, семінарах буде корисний всій аудиторії. Під час перерви учасники зможуть не тільки перекусити, випити чашку кави або чаю, але й просто відпочити, поспілкуватися з колегами і потім з новими силами приступити до роботи. Кава-пауза також дозволить учасникам бізнес-зустрічі, які бачать один одного вперше, ближче познайомитися.
При виборі бізнес-приміщення варто звернути увагу на те, наскільки розвинена інфраструктура в тому місці, де ви збираєтеся орендувати конференц-зал, наявність парковки, гардероба, санвузла тощо. Враховуючи все вищевикладене, можна сформулювати основні критерії, на які варто звернути увагу при виборі й оренді конференц-залу:
- зручне географічне розташування;
- транспортна доступність;
- площа та місткість приміщення;
- ступінь технічного оснащення залу;
- презентабельний вигляд;
- конфігурація робочого простору, можливість трансформації меблів;
- високошвидкісний безкоштовний Wi-Fi;
- наявність холу або іншого приміщення для проведення кави-брейків, фуршетів, бізнес-ланчів та банкетів;
- розвинена інфраструктура, наявність санвузла, гардероба, паркування;
- вигідна ціна оренди конференц-залу.
